PLANEJANDO O FUTURO

Mais que um projeto profissional, é necessário elaborar um projeto de vida, o qual precisa de metodologia, revisão constante e flexibilidade para incorporar os ajustes que se fizerem necessários com o tempo.No que se refere especificamente à secretária executiva, Alonso propõe um modelo simplificado de plano de carreira. Segundo a autora, a passagem de uma faixa salarial para a outra irá depender do tempo de experiência, e a passagem de um nível de atuação para outro vai variar de acordo com a formação de cada funcionário.

O plano de carreira tem como objetivo principal motivar os colaboradores, pois é por meio dele que eles terão oportunidade em receber promoções,ou seja, subir de cargo dentro da hierarquia organizacional. Isso depende do tempo em que o colaborador se encontra trabalhando dentro da empresa: geralmente só é possível mudar de cargo após dois anos de casa ou, ainda, podem-se levar em consideração as suas capacitações, por exemplo,

após o colaborador terminar um curso de graduação ou de línguas.

De acordo com Guimarães7, os profi ssionais com mais chances são os que possuem os seguintes requisitos:

·     Registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT), agora denominada Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE);

·         falar mais de uma língua, de preferência o inglês;

·         ter conhecimento sobre o uso de tecnologias de escritório como

           fax, computadores (editores de texto, confecção de gráficos/estatísticas etc.);

·         ter sólidos conhecimentos gerais;

·         ter prática na organização de eventos (destaque para cerimonial e etiqueta);

·         ter bom humor e discrição.

Guimarães cita, ainda, uma pesquisa realizada na França que mostra o que os executivos esperam de suas secretárias: boa aparência, discrição,competência, disponibilidade, dinamismo, organização e bom humor. Voltando ao planejamento de carreira, há uma diversidade de modelos que podem ser adotados, como o Project Management Body of Knowledge(PMBOK), que consiste em um guia para gerenciamento de projetos criado pelo Project Management Institute (PMI®). Com mais de 250 mil membros,o PMI® é hoje a maior entidade mundial sem fins lucrativos voltada ao gerenciamento de projetos.

Ao profissional de secretariado aconselha-se especial atenção ao denominado Projeto Vocêi, desenvolvido por Paul Campbell Dinsmore. Esse modelo exige tempo e dedicação por parte do profissional que pretende construir um planejamento de carreira sólido em curto, médio e longo prazos, e pode ser uma importante ferramenta de auxílio ao profissional de secretariado.

O Projeto Você é composto por oito passos:

1. descubra quem é você;

2. coloque sua missão no papel;

3. faça parcerias;

4. crie uma visão para sua vida;

5. gerencie o tempo;

6. administre suas finanças;

7. conte com os riscos;

8. junte todas as peças.

Os oito passos possuem detalhamentos que auxiliam no seu planejamento. Esse projeto destaca que trabalho e vida pessoal não são coisas

distintas, por isso ele foi construído para auxiliar na construção de um projeto de vida.

Modelo de planejamento de vida

Existem algumas formas de realizar um planejamento de vida. Uma delas é registrar por escrito as idéias, conforme podemos ver no modelo a seguir.

Planejamento de vida – mês/ano a mês/ano

Pessoal                                       

Emagrecer 15 quilos

Comprar um laptop

Cultivar novas amizades

 Autodesenvolvimento

Estudar inglês

até mês de junho

Assinar uma revista

da minha área

Ler um livro por

Mês

Profissional

Ser promovido(a)

Fazer estágio  numa multinacional

Mudar de setor

Financeiro

Fazer poupança de R$ 100/mês a partir deste mês

Quitar todas as dívidas até dezembro

Gastar menos em roupas e coisas supérfluas

Familiar

Telefonar toda semana para a avó

Visitar mais vezes a mãe

Melhorar relacionamento com marido (esposa) e filhos

Saúde e lazer

Caminhar 50 min. a partir de hoje

Fazer tratamento dentário

Comer mais frutas e legumes

Outros

Doar roupas e sapatos ajudando entidades do bairro

Ajudar colegas

Cuidar de animais

Esse planejamento deve ser elaborado pelo prazo mínimo de um ano,podendo se estender por até cinco anos. O importante é definir pelo menos

cinco metas em cada área e colocar um prazo dentro do ano estipulado para a sua realização. Por exemplo, vamos imaginar que, para o próximo

ano, um indivíduo tenha a meta pessoal de emagrecer oito quilos. Então,ele deve especificar até quando pretende realizá-la. Exemplo: emagrecer

oito quilos até julho. Outros exemplos:

·         Fazer curso de inglês até agosto.

·         Telefonar para a minha avó todo domingo.

·         Mudar hábitos alimentares a partir de hoje.

·         Poupar R$ 100,00 por mês a partir de março.

São metas simples, mas também podem ser indicadas algumas mais ousadas, como ser promovido ou receber uma proposta melhor de trabalho,

desde que sejam bem objetivas e definidas. O ideal é verificar as metas mensalmente, eliminando as já atingidas e estabelecendo novas. Dessa

forma, o indivíduo sempre vai reciclando e movimentando seu plano de vida pessoal. Experimente realizar esse planejamento por um ano em sua vida.

Você ficará surpreso com os resultados alcançados.

Tenho realizado este projeto com meus alunos desde 2003 e tenho acompanhado a realização de suas metas a cada nova conquista. Eu mesma tenho aplicado

em minha vida desde o ano de 1997 a realização do projeto de vida anual. Costumo fazê-lo no dia 31 de dezembro, lá pelas 17 horas quando o dia já está acabando

e tudo está tranquilo. Sento à mesa da sala de jantar e faço o planejamento numa folha tamanho A4 e depois costumo colocar na parede do escritório que é o local que sempre vejo.

Durante muito anos lutei contra a balança e fiz vários regimes, sempre voltando a engordar, coloquei no planejamento no item pessoal que queria emagrecer 30 kilos até dezembro de 2007.

Consegui no dia 5 de dezembro de 2007 fazer a cirurgia bariátrica  e em oito meses emagreci 50 kilos, saindo do manequim 54 para o manequim 42, tendo hoje o corpo dos meus sonhos.

Coloquei no planejamento em 2002 a minha aposentadoria como secretária executiva que aconteceria no ano de 2007 e o desejo de me dedicar a docência quando isto ocorresse.

Colocar no plano de vida, fez com que tudo se antecipasse e em 2003 passei a me dedicar a vida acadêmica na área de secretariado. Uma recente meta realizada foi passar no concurso

para professor do Instituto Federal do Paraná, para secretariado a distância, colocada no planejamento de dezembro de 2009 e tendo como prazo, o mês de maio de 2010.

A inscrição para o concurso abriu em final de março e a prova foi realizada no dia 14 de maio, saindo o resultado final no dia 21 de maio, quando fiquei em primeiro lugar exatamente

como no prazo estipulado no meu plano de vida para 2010.   

Experimente planejar sua vida pessoa e profissional, pode acreditar que ter um projeto de vida, o levará a muitas realizações.

Referências

Oliveira, Marlene. Bond. Maria Thereza. Manual do Profissional de Secretariado. Ed. Ibpex. Curitiba ,2010

Gerenciamento do fluxo de informações

Uma das atividades do secretário moderno é o gerenciamento do fluxo de informações. Com os avanços tecnológicos, o gerenciamento, o armazenamento e a transmissão de informações ficaram mais simples para quem domina a informática e os aparelhos eletrônicos. Com isso, em vista da globalização e das exigências do mercado, o fluxo de informações tende a ser maior. Saber gerenciar o fluxo de informações pode resultar na transformação de simples dados ou informações em conhecimento, o que influencia indiretamente nos resultados da empresa.

O secretário tem o dever de saber gerenciar o fluxo de informações de maneira eficaz. Para isso, pode utilizar um sistema de informações da própria empresa, geralmente um software desenvolvido especialmente para o negócio. Cada empresa merece uma atenção especial no que se refere ao desenvolvimento de um sistema de informações ou usá-lo como base para o novo, e ninguém melhor para avaliar esse sistema do que quem o usa diariamente.Por meio dessa análise, é possível descobrir quais são os pontos fracos e os pontos fortes do sistema, ou seja, o que pode ser melhorado, mantido

e excluído, de acordo com a funcionalidade da informação.

O secretário sabe quais são os caminhos das informações, ou seja, para quais pessoas devem ser repassadas, qual o momento e qual a urgência de fazê-lo. Com isso, é capaz de organizar e avaliar a eficácia do sistema. Se o secretário conseguir realmente organizar as informações, isto é,distribuí-las corretamente, pode evitar inúmeras falhas, atrasos e até prejuízos para a empresa. Além disso, a organização de informações traz mais agilidade para quem utiliza esses dados, diminuindo, assim, possíveis perdas de tempo. As informações podem estar mais completas, melhorando o desempenho de todos e facilitando as negociações. Atualmente o comércio já tem sobre os clientes, e a tecnologia tem contribuído muito nessa área.

Segundo Neiva e D’Elia, o Gerenciamento Eletrônico de Informação (GED) gerencia as informações, desde o surgimento até o arquivamento destas. É mais rápido, seguro e confiável, além de ajudar a empresa a economizar.O GED oferece sequenciamento, rastreamento e geração de relatórios.Diante de tantas vantagens, quanto mais o secretário desenvolver suas habilidades com o uso dos aparelhos eletrônicos e entender as necessidades de repassar, arquivar ou transformar dados, mais ágil será o gerenciamento de informações na organização.É fácil perceber que a profissão de secretariado cresceu, expandiu-se e tornou-se cada vez mais uma profissão ligada à gestão empresarial, muito mais do que a simples atribuições operacionais.

O mercado foi formatando esse perfil e hoje podemos compreender como essas exigências se transformaram em novas competências e novas tarefas na área e em comprometimento com a empresa como um todo. O papel do secretário extrapola o setor em que ele atua – envolve a empresa de forma ampla e reflete-se no dia-a-dia empresarial. Uma organização com um profissional de secretariado altamente competente receberá os frutos de seu trabalho no padrão de qualidade que poderá alcançar.

Mudanças

Com as mudanças que caracterizam o cenário mundial, o profissional precisa adaptar-se ao mercado e, mais ainda, à empresa na qual está atuando.Para o secretário, essas mudanças estão evidentes no gerenciamento de informações.Desde o fim do século XX, um acontecimento está provocando reviravoltas no comércio mundial – a globalização – que encurta distâncias e abre Fronteiras. As mudanças econômicas no Brasil e no mundo – as taxas de inflação, a bolsa de valores, a política, entre outros fatores – influenciam a economia mundial e, consequentemente, as empresas e as profissões.Os estilos de gestão e a natureza humana também sofreram mudanças,e isso vem ocasionando transformações nas relações humanas e empresariais.A cada dia o mercado está mais competitivo, aumentando a preocupação das empresas com a concorrência. Os interesses dos clientes são o principal foco das organizações. Os cidadãos estão cada vez mais conscientes

dos seus direitos, e isso lhes dá autonomia para questionar o Estado.

Revoluções tecnológicas

Uma mudança evidente é a tecnológica. O salto entre a máquina de escrever e o computador é enorme em relação à produtividade. O desenvolvimento tecnológico provocou na profissão do secretário inúmeras facilidades e fez aumentar sua eficácia na execução de várias atividades.A cada dia surgem mais novidades, por isso é necessário manter-se atualizado em relação à tecnologia.

Um dos principais acontecimentos ocasionados pelo avanço tecnológico é a facilidade em armazenar e transmitir informações, uma das principais ferramentas do secretário. Atualmente, fazem parte da vida do profissional de secretariado o computador, o telefone, o celular, o fax, as copiadoras, os scanners, os pagers e os computadores portáteis, mas nem sempre foi assim.

Com o surgimento do computador, tarefas como fazer cálculos e etiquetas,relatórios, redigir cartas, entre outros podem ser realizadas em poucos minutos, o que não era possível no passado. Antigamente essas atividades eram feitas à mão ou com a ajuda de outros equipamentos menos eficientes.A tecnologia é uma aliada do secretário. Hoje ninguém imagina atuar em um escritório sem a ajuda do computador, de uma boa impressora, da copiadora, enfim, de vários equipamentos que compõem um escritório preparado para trabalhar com eficiência e rapidez.

Porém, não basta apenas ter máquinas ou equipamentos modernos: a empresa precisa de funcionários capacitados para tirar o máximo proveito de toda essa tecnologia; caso contrário, e nesses equipamentos não passam de meros objetos decorativos.

Referencias: Bond, Maria Thereza Oliveira. Manual do Profissional de Secretariado Vol II

O SECRETÁRIO COMO COGESTOR

O mercado está exigindo muito mais de qualquer profissional, o que gera atualizações constantes nas funções exercidas dentro das organizações. Inicialmente, precisamos definir o conceito de gestão. Conforme Razzolini e Zarpelon, gestão “é o gerenciamento do conjunto de ações e estratégias nas organizações, de maneira holística, visando o atingimento dos objetivos” Esse conceito é importante para a compreensão da trajetória da profissão de secretariado.Foi-se o tempo em que uma secretária era apenas aquela pessoa que auxiliava nas tarefas mais simples do dia, como organizar agendas, receber telefonemas, enviar correspondências, entre outras funções. Atualmente, esse profissional tornou-se muito importante para as empresas e seus gestores.

Mais que realizar essas atividades cotidianas, o secretário passou a ser cogestor, ou seja, continua auxiliando nas tarefas diárias, mas com mais envolvimento intelectual, em uma gestão exercida em parceria com outras pessoas. A profissão se desenvolveu o suficiente para que o secretário atue em coparticipação com o executivo, demonstrando que está em sintonia maior com a visão, a missão e os valores da empresa. Esse profissional está se especializando cada vez mais no papel de cogestor.

De acordo com Natalense, o secretário está assumindo uma postura profissional de empreendedor, pois é criativo, tem iniciativa e mostra-se capaz de tomar decisões, com idéias práticas e inovadoras para o dia-a-dia.O fato de assumir um papel gerencial dentro da empresa não significa uma promoção da categoria para um nível tático ou estratégico, ou seja, o secretário continua sendo um assessor,pois do contrário assumiria o papel do gestor, deixando de ser um secretário.

Essa demonstração de interesse pela profissão e pela empresa em que trabalha, cada vez mais leva as organizações a valorizarem o trabalho de um bom secretário. Isso pode ser explicado pela concorrência mais agressiva a cada dia em áreas administrativas. Neiva e D’Elia afirmam que, para o secretário exercitar suas funções de cogestor, precisa entender as etapas básicas de gerenciamento: planejamento, organização, direção e controle.

A primeira etapa do gerenciamento é o planejamento, pois ele ajuda a visualizar os objetivos e orienta sobre como agir para consegui-los. Faz parte do planejamento prever os possíveis cenários positivos ou negativos e, a partir disso, ter planos para as prováveis inconveniências. Na visão de alguns profissionais, elaborar um planejamento pode parecer perda de tempo, mas, ao contrário, quem planeja não necessita refazer trabalhos e, assim, tem tempo para realizar tarefas mais urgentes.

Ainda de acordo com Neiva e D’Elia, o planejamento deve obedecer a uma sequência de tarefas, pois é composto de algumas fases. São elas:

análise do presente (onde estou);

estabelecimento de objetivos (o que eu quero);

desenvolvimento de alternativas;

tomada de decisão;

estabelecimento de procedimentos de controle.

A segunda etapa do gerenciamento diz respeito à organização, que consiste no cumprimento, de maneira organizada, dos planos feitos na primeira etapa. Faz parte das atividades de uma organização escolher as pessoas com quem deve trabalhar, de preferência uma equipe competente para alcançar os objetivos da empresa, ou seja, um grupo de pessoas que tenham a capacidade adequada às exigências dos cargos que ocupam e que sejam eficientes no que fazem.

A terceira etapa do gerenciamento é voltada à direção de pessoas, as quais devem estar em sintonia com as metas estabelecidas no planejamento. É nessa etapa que se mede a eficiência da equipe, cujo objetivo é atingir todas as metas planejadas.

A última etapa é relacionada ao controle, por meio do qual se pode medir e avaliar os resultados de acordo com a primeira etapa – ou seja,com o que foi planejado –, completando-se, assim, um ciclo. Para que essas fases sejam cumpridas com sucesso, o secretário deve ter consciência de que pode adquirir certo nível de poder na empresa, já que o executivo pode delegar muitas tarefas e, consequentemente, muitas responsabilidades. O executivo e o secretário precisam entrar em acordo com relação a esse aspecto, negociando as atividades que devem ser realizadas pelo secretário conforme o seu grau de competência.

O secretário deve assumir somente as tarefas que se sente capaz de desempenhar e o gestor deve delegá-las de forma gradativa, para não intimidarperante as responsabilidades. O secretário deve estar predisposto a realizar o que lhe é solicitado, pois assim se sentirá mais seguro na participação da gestão com o executivo. Isso será fundamental para ambos iniciarem uma parceria.